การเลือกพนักงานธุรการ

ในธุรกิจปัจจุบันการมี พนักงานธุรการ ที่มีทักษะ และ ความสามารถที่เหมาะสม เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพราะพนักงานธุรการ เป็นบุคคลที่ช่วยให้งานในองค์กร เป็นไปได้อย่างราบรื่น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้น เราจะพูดถึงการเลือกพนักงานธุรการ รวมถึงทักษะต่างๆ ที่พนักงานธุรการต้องมี เพื่อลดเวลาในการทำงานให้ธุรกิจของคุณ

ความสำคัญของ พนักงานธุรการ

พนักงานธุรการเป็นหน้าที่สำคัญในองค์กร เพราะมีบทบาทในการจัดการ และ ดูแลเอกสาร ปฏิบัติการทั่วไป รวมถึงการสื่อสารภายใน และ ภายนอก โดยทำหน้าที่เป็นตัวกลาง ระหว่างผู้บริหาร และ พนักงานอื่น ๆ ดังนั้น การมีพนักงานธุรการ ที่มีทักษะที่เหมาะสม จะช่วยลดเวลาในการทำงานของผู้บริหาร และ พนักงานในองค์กรได้

ทักษะที่จำเป็นของ พนักงานธุรการ

1. ทักษะการจัดการเอกสาร : พนักงานธุรการควรมีทักษะในการจัดการเอกสารที่ถูกต้อง และ รวดเร็ว เช่น การสร้างเอกสารทางธุรกิจ การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ เป็นต้น
2. ทักษะการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ : พนักงานธุรการควรมีความรู้ และ ทักษะในการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น การใช้โปรแกรม Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) การใช้งานอุปกรณ์สื่อสาร เป็นต้น
3. ทักษะการจัดการเวลา: พนักงานธุรการควรมีทักษะในการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การวางแผนการทำงาน การกำหนดลำดับความสำคัญของงาน การจัดการกับกิจกรรมที่มีกำหนดเวลา เป็นต้น
4. ทักษะการสื่อสาร: พนักงานธุรการควรมีทักษะการสื่อสารที่ดี เพื่อให้สามารถติดต่อสื่อสารกับผู้บริหาร และ พนักงานในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. ทักษะการแก้ไขปัญหา: พนักงานธุรการควรมีทักษะในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงาน เช่น การค้นหาข้อมูล การวิเคราะห์ และ แก้ไขปัญหาเบื้องต้น เป็นต้น

หากไม่มีพนักงานธุรการที่มีความสามารถส่งผลเสียอย่างไร

หากไม่มี พนักงานธุรการ ที่มีทักษะ และ ความสามารถที่เหมาะสม องค์กรอาจพบปัญหาต่าง ๆ ดังนี้:

1. การใช้เวลาอย่างไม่มีประสิทธิภาพ: หากไม่มีพนักงานธุรการที่มีความสามารถ การใช้เวลาในการจัดทำเอกสารและปฏิบัติงานอื่น ๆ อาจจะไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากผู้บริหาร พนักงานต้องคอยมาแก้ไขปัญหา และ จัดการงานในส่วนนี้เอง
2. ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและไม่ครบถ้วน: หากไม่มีพนักงานธุรการที่มีทักษะในการจัดการเอกสาร องค์กรอาจพบปัญหาในการรวบรวมข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง และ ไม่ครบถ้วน เช่น ข้อมูลที่ผิดพลาด ข้อมูลที่สูญหาย เป็นต้น
3. การสื่อสารที่ไม่ราบรื่น: หากไม่มีพนักงานธุรการที่มีทักษะการสื่อสารที่ดี การสื่อสารระหว่างผู้บริหาร และ พนักงานในองค์กร อาจไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความเข้าใจผิดพลาด และ ข้อผิดพลาดอื่น ๆ
4. การจัดการเวลาที่ไม่มีประสิทธิภาพ: หากไม่มีพนักงานธุรการที่มีทักษะในการจัดการเวลา องค์กรอาจพบปัญหาในการวางแผนการทำงาน การกำหนดลำดับความสำคัญของงาน และ การจัดการกับกิจกรรมที่มีกำหนดเวลา

พนักงานธุรการแบบ Outsource จาก So People ให้คุณได้มากกว่า

หากคุณกำลังมองหาพนักงานธุรการ ที่มีทักษะ และ ความสามารถเพียบพร้อมในการทำงาน So People ขอแนะนำการใช้พนักงานธุรการแบบ Outsource ซึ่งถือเป็นทางเลือกที่ดี โดย Outsource หมายถึงการจ้างบริษัทหรือบุคคลภายนอก ที่มีประสบการณ์ และ ความเชี่ยวชาญในด้านนั้นๆ ให้ดำเนินงานในส่วนที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ซึ่งมีข้อดีดังนี้:

1. ประสิทธิภาพในการทำงาน: พนักงานธุรการแบบ Outsource ของเรา มีความเชี่ยวชาญในงานที่ทำ เนื่องจากเรามีกระบวนการคัดสรร การอบรมจากผู้เชี่ยวชาญทั้งก่อน และ ระหว่างการทำงาน ทำให้สามารถให้บริการที่มีประสิทธิภาพและคุณภาพสูงได้
2. เทคโนโลยีที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ในการใช้บริการพนักงาน Outsource ของ So People เรามีเทคโนโลยีที่เข้าไปช่วยธุรกิจของคุณ ให้มีประสิทธิภาพ สะดวกรวดเร็ว ลดระยะเวลาในการดำเนินงานได้ อาทิเช่น

• Tiktrack แอปพลิเคชั่นที่ใช้ในการบันทึกเวลาทำงาน เข้า – ออก ของพนักงานได้ครบจบในที่เดียว
• Dashboard เรารายงานผลปฏิบัติงานของพนักงานผ่าน Dashboard แบบ Real-time
• FLOW ระบบที่เข้ามาช่วยในเรื่องกระบวนการเดินเอกสารภายในองค์กร ให้เข้าสู่ยุคดิจิทัล

3. ยืดหยุ่นในการจัดการ: การใช้พนักงานธุรการแบบ Outsource ช่วยให้องค์กรมีความยืดหยุ่น ในการจัดการ เพราะสามารถปรับขนาดของทรัพยากร ตามความต้องการได้ง่ายขึ้น
4. ลดความเสี่ยง: การใช้พนักงานธุรการแบบ Outsource ช่วยให้คุณลดความเสี่ยง ทั้งเรื่องของการขาดพนักงานแบบกะทันหัน เพราะเรามีพนักงานทดแทน ที่พร้อมเริ่มงาน กว่า 200 คน ต่อวัน
5. ลดค่าใช้จ่าย: การใช้พนักงานธุรการแบบ Outsource ช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน เช่น เงินเดือน ประกันสังคม เป็นต้น ซึ่งคุณไม่ต้องกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายอื่นๆเพิ่มเติม

คำถามที่พบบ่อย

1. ทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับพนักงานธุรการคืออะไร?

คำตอบ: ทักษะการจัดการเอกสาร ทักษะการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ทักษะการจัดการเวลา ทักษะการสื่อสาร และทักษะการแก้ไขปัญหา

2. การใช้พนักงานธุรการแบบ Outsource มีข้อดีอย่างไร?

คำตอบ: ลดค่าใช้จ่าย ประสิทธิภาพในการทำงาน ยืดหยุ่นในการจัดการ ลดความเสี่ยง และยังมีเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

3. สิ่งที่องค์กรควรพิจารณาเมื่อต้องการใช้พนักงานธุรการแบบ Outsource คืออะไร?

คำตอบ: ควรพิจารณาความเชี่ยวชาญของบริษัท Outsource รวมถึงประสิทธิภาพของบริการที่เสนอให้คุณ

กล่าวได้ว่า ในธุรกิจปัจจุบัน พนักงานธุรการมีบทบาทสำคัญ ในการช่วยให้งานในองค์กรเป็นไปได้อย่างราบรื่น และ มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทักษะที่พนักงานธุรการต้องมีเพื่อลดเวลาในการทำงานได้แก่ ทักษะการจัดการเอกสาร ทักษะการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ทักษะการจัดการเวลา ทักษะการสื่อสาร และทักษะการแก้ไขปัญหา หากไม่มีพนักงานธุรการที่มีทักษะ และ ความสามารถที่เหมาะสม องค์กรอาจพบปัญหาต่าง ๆ เช่น การใช้เวลาอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและไม่ครบถ้วน การสื่อสารที่ไม่ราบรื่น และการจัดการเวลาที่ไม่มีประสิทธิภาพ การใช้พนักงานธุรการแบบ Outsource เป็นอีกทางเลือกที่ดี ที่เข้ามาช่วยธุรกิจของคุณ รวมถึงนำเสนอสิ่งดีๆ ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจคุณด้วย