ตำแหน่งธุรการ หรือ Administrative Officer หลายๆ คนจะมองว่าเป็นงาน “จับฉ่าย” ดูแลเอกสารนู่นนั่นนี่ ประสานงานภายในบริษัทและภายนอกบริษัท แต่รู้หรือไม่หากขาดตำแหน่งนี้ไปองค์กรอาจจะแย่ได้ ก็เพราะ “ธุรการ” ต้องดูทุกแผนก ดีลงานกับคนทุกฝ่าย ทำเอกสารแจกจ่ายให้ทุกฝ่าย ดูแลความเรียบร้อยต่างๆ เรียกได้ว่าเป็นศูนย์กลางที่ทุกแผนกต้องมาคุยกับคนที่ทำตำแหน่งนี้
วันนี้ SO PEOPLE จะมาชี้ชัดว่าคนที่จะมาทำตำแหน่ง “ธุรการ” ต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง เริ่มกันเลย
- ความละเอียดรอบคอบ
คุณสมบัตินี้ถือว่าเป็นด่านแรกของตำแหน่งนี้เลย เพราะอย่างที่บอกไปว่าต้องดีลกับคนทุกฝ่าย ต้องทำเอกสารเยอะแยะมากมาย เพราะฉะนั้นความละเอียดรอบคอบเป็นสิ่งสำคัญมาก ต้องเช็คความเรียบร้อยให้ถี่ถ้วน งานต้องเนี๊ยบต้องดี โดยเฉพาะเอกสารที่จะต้องให้เซ็นอนุมัติ เพราะหากผิดพลาดไม่ใช่แค่จะโดนตำหนิ แต่ภาพลักษณ์ของธุรการก็จะเสียไปด้วย
- ทำงานรวดเร็ว
งานเอกสาร นอกจากจะเป็นงานที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ ทำงานเรียบร้อยถูกต้องแล้ว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันเลยก็คือการทำงานรวดเร็ว ฉับไว เพราะเอกสารบางอย่างเป็นเอกสารด่วน เมื่อมีความด่วนแล้ว จะผิดพลาดไม่ได้แม้แต่น้อย คนที่ทำตำแหน่งนี้ต้องไว พิมพ์เอกสารหรือติดต่อประสานงานต้องรวดเร็วทันเวลา และทันทุกสถานการณ์
- อัธยาศัยดีและวางตัวดี
แน่นอนว่าเมื่อต้องทำงานร่วมกับคนหมู่มาก ความอัธยาศัยดีและการวางตัวที่ดีเป็นเรื่องสำคัญรองลงมาจากความละเอียดรอบคอบเลย ไม่ใช่แค่ดีลงานกับทุกแผนกในองค์กร แต่อาจจะต้องดีลงานกับคนนอกองค์กรอีกด้วย ความเฟรนด์ลี่ การยิ้มแย้ม ต้องเป็นคนช่างเจรจาด้วย งานจึงจะสำเร็จไปอย่างราบรื่น แต่บางคนก็ถามว่าเป็นคนขี้อาย พูดไม่เก่งไม่กล้าแสดงออก จะทำงานนี้ได้ไหม? บอกเลยว่าได้ แต่ต้องปรับบุคลิกภาพและเพิ่มความกล้า ลองออกไปฝึกพูดหน้ากระจก จะได้ประหม่าน้อยลงเวลาต้องพูดต่อหน้าคนหมู่มาก หรือคุยกับคนอื่นที่ไม่รู้จัก ที่สำคัญภาษาต้องเป๊ะมากๆ เพราะทำงานเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร
และนี่ก็เป็น 3 คุณสมบัติหลักๆ ที่ “ธุรการ” ต้องมี แทบจะเป็นส่วนงานหลักที่บริษัทขาดไม่ได้ หลายบริษัทจึงหาพนักงานประจำ แต่การหาพนักงานประจำในยุคนี้ก็ยากเหลือเกิน เพราะคนเลือกงาน งานก็เลือกคน จะดีกว่าไหมถ้าหันมาใช้ Outsource เพราะนอกจากจะได้คนที่ทำงานเป๊ะแล้ว ก็ไม่ต้องกังวลหากขาดพนักงานส่วนนี้ไป เพราะบริษัท Outsource หาคนมาแทนได้ โดยเฉพาะที่ SO PEOPLE ของ บริษัท สยามราชธานี จำกัด (มหาชน) การันตีหาคนทำงานได้ภายใน 3 วัน มีพนักงานพร้อมเริ่มงาน และทำงานอย่างมืออาชีพ พร้อมบริการให้คุณลูกค้าทันทีเมื่อต้องการ
#SOPEOPLE #สยามราชธานี #Outsource #outsourceservices #บริการธุรการ #พนักงานธุรการ #Administrative
รับคำปรึกษาบริการ Outsource Services ของเราได้ที่
090-197-7917